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白银供应链尽职调查规则(江西龙天勇有色金属有限公司)

2019-04-28 16:37
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  白银供应链尽职调查规则适用范围-----3

  白银供应链公司内部组织架构及责任---4

  高风险白银供应链评判标准------------6

  白银供应链尽职调查规定--------------8

  白银供应链交易监控-----------------10

  白银供应链尽职调查文件档案--------11

  白银供应链尽职培训-----------------13

  关于LBMA负责任白银的公告--------14

白银供应链尽职调查规则适用范围


  一、调查规则目的


  为了打击系统或广泛的人权侵犯行为,避免向武装冲突提供捐助,遵从高标准的反洗钱和反恐怖主义融资,根据《伦敦贵金属市场协会(LBMA)责任黄金白银准则》要求,特制定江西龙天勇有色金属有限公司白银供应链尽职调查管理办法。


  二、适用范围


  本白银供应链尽职调查规则,适用于江西龙天勇有色金属有限公司、以及与江西龙天勇有色金属有限公司有白银原辅料交易、白银加工的所有白银原辅料供应商、白银相关合作伙伴。(包括白银生产商、原辅料中间商、白银原辅料交易商、出口商和运输商。)


白银供应链公司内部组织架构及责任


  一、白银供应链公司内部组织架构


  江西龙天勇有色金属有限公司为白银供应链尽职调查设立了专门的组织,组织结构如下:

  二、白银供应链公司内部组织责任


  1、高级管理员


  由公司董事会及陈总授权的高级管理者,负责审批是否与高风险供应商合作合同签订,对供应商进行审查。


  2、合规管理员


  对白银供应链上的所有事情负责,确保在高风险供应链或交易时采取了恰当的措施,并有义务就责任供应链方面进行培训,起草和更新白银供应链政策,为高级管理者负责供应链管理提供准确信息,并根据LBMA管理要求和公司的实际情况建立相应的管理体系,并贯彻执行。


  (1)有权监查白银供应链尽职调查过程,确定尽职调相关信息与标准,并评估尽职调查是否充分进行,如果认为必要,有权要求提供附加文件或信息佐证所调查供应链的合规性。

  (2)如果存在高风险供应链或交易,需要及时向业务分管副总汇报,并提出相应的风险缓解处理办法与措施。

  (3)定期对员工进行白银供应链管理规则培训,起草和更新白银供应链规则,让内外公众知晓关于公司供应链管理的相关政策。

  (4)每年至少一次对重要合作客户(年供应量达到 500KG)进行现场调查;并对现场调查收集相关的尽职信息。

  (5)协助与鼓励现货白银供应商承诺且书面确认遵守白银供应链尽职规则,确保书面承诺通过适当的沟通方式传达对方,且有供应商签字盖章回函。

  (6)如出现异常情况需及时向合规高级管理者报告,并制定有效的报告沟通书面形式。


  3、仓储管理员

  负责对原料白银仔细称重、产地鉴别记录、对交货人身份信息进行确认,保证含银原料接收的准确性,并做好原料银出入库的相关台帐,负责对白银投料前的保管。对成品银出库做好产品、客户类别记录备案,确保成品出库的可追溯性,对存在供应链风险的原料银进行有效隔离。


  4、化验部门

  要确保检测白银成色的准确性,保证白银实物的安全性,并保留对原料检测的相关数据与单据。


  5、精炼车间

  组织白银投料生产做好领料、投料、生产记录,及成品银入库,在生产过程中采用封闭式流程,管控好白银生产工艺(提供合规的生产工艺流程),确保白银生产加工的安全性与可追溯性。


  6、营销采购部

  在交易过程中,认真做好供应链尽职调查,鉴别白银供应商风险,评选合格供应商,签定有效的供应链采购合同,采用监督机制,确保交易的安全性,保证白银供应链合作方不存在参与恐怖主义、融资不良、侵犯人权、资助冲突、合作意向不明等不良行为。


  7、合规管理部

  制定培训计划,对班组长以上人员组织培训,学习LBMA负责任白银指南的相关内容,准确掌握公司负责任白银管理的相关政策。


  8、财务部门

  制定完备的财务管理制度,对供应链合同价格、原料银与成品银的出入库数据进行财务入帐,做好相关发票、付款凭证归档备案。


高风险白银供应链评判标准


  一、高风险白银供应链注意事项


  1、与白银开采、运输和交易有关的系统化、广泛化的侵犯人权行为;

  2、直接或间接的支持非政府武装集团、公共或私人安全部队(参考OECD?冲突影响地区和高风险地区矿产供应链尽职调查指南白银附录中的定义);

  3、贿赂而来或者是掩盖白银真实来源;

  4、洗钱和恐怖主义融资;

  5、资助或加剧冲突;

  6、来自于已知的受冲突影响和侵犯人权高风险地区,或者有理由怀疑是运经该高风险地区的;

  7、白银供应方或者其他已知的上游公司是位于洗钱、犯罪或腐败高风险的国家;

  8、白银供应方或其他已知的上游公司活动于高风险的商业领域,例如:武器装备、博彩和赌博业、钻石贸易、宗教及其领袖;

  9、来自于中国及其他国家政府机关公务人员身份;

  10、来自于有犯罪前科的经营者、涉黑背景的机构或个人;

  11、来自于那些已知储备少、资源储量少或预期产量水平低的国家;

  12、来自于已知的受冲突影响和侵犯人权高风险地区,或者有理由怀疑是运经该高风险地区的;

  13、来自于或运经受冲突影响或侵犯人权高风险地区;


  二、白银供应链高风险类别标准


  1、矿产银或再生银来源于、中转或者运经冲突影响或侵犯人权高风险地区。

  2、矿产银声称来源于一个已知储量有限、资源有限或预计白银产量有限的国家。

  3、矿产银来源于没有开采资质权限的矿区。

  4、再生银来源于已知的冲突影响和侵犯人权的高风险地区,或者有理由怀疑经此地区中转的。

  5、在白银供应链中的公司或者其他已知的上游公司位于一个有着洗钱、犯罪和贪污高风险的国家。

  6、在白银供应链中的公司或其他已知的上游公司的收益所有人是政治敏感人物。

  7、在白银供应链中的公司或其他已知的上游公司积极参与高风险商业活动,例如武器、赌博、赌业、古董和艺术品、钻石,宗教和宗教领袖。


  三、白银供应链公司内部评估等级


风险等级表

序 号

风险等级

风险级别(R)

执行操作

1

低风险

R≧60分

控制风险继续交易

2

中风险

20分<R<60分

减少风险继续交易

3

高风险

R≤20分

停止交易

风险等级分值

序 号

评估方

评估内容

分值

1

矿产银

财务数据(股东权益)

10



矿产银资源地信息

20



受益人身份文件

10



采矿许可、执照等资质

40



业务关系

10



矿山情况及采矿数据

10

2

再生银

营业执照资质

40



受益人身份证文件

10



供应商资质证书

20



再生银来源证明

10



财务数据(股东权益)

10



业务关系

10


白银供应链尽职调查规定


  一、白银供应链尽职调查措施


  公司内部对白银交易、再生银交易的所有白银供应商建立相应的白银供应链尽职调查措施,并在交易时明确告知(通过具体的书面形式进行回签承诺或外网进行公布公告)。白银供应链尽职调查措施主要包含:


  1、建立供应链客户档案。包括:企业经营资质、名称、法定代表人、地址、联系方式、运营方式、交易合同等。

  2、对既有供应链客户需进行年度核查,如有新建及变更的客户,需及时对其进行档案资料核查,并更新档案资料库。

  3、确定供应链的每一客户不在任何政府的洗钱、诈骗或恐怖主义通缉名单上(政府理管部门公告信息查寻)。

  4、定期获取供应链客户经营状况(包括商业活动比如公司上市、股票、股权等经济、社会活动、财务详情)及交易目的信息。


  二、矿产银客户


  矿产银客户,在交易时,需注意以下问题,同时告知客户:


  1、必须获得白银的产地来源信息;

  2、提供采矿许可证;

  3、提供进/出口黄金或者精矿许可证;

  4、采矿情况信息证明,包括:是否侵犯人权、是否违规操作等;

  5、开采能力数据;

  6、公司会持续不断的对矿产银客户进行相关的尽职调查。


  三、回收银客户


  回收银客户,在交易时,需注意以下问题,同时告知客户:


  1、再生银供应商需提供合法的商业关系,包括:再生银来源证明、 收益人证明等;

  2、公司会持续不断的对再生银客户进行尽职调查。


  四、高风险情况处理步骤


  通过风险等级判断,出现高风险情况时,公司将采取以下步骤进行处理:


  1、现场调查/访问高风险供应链,证实供应链尽职调查文件记录的调查结果。

  2、对于开采的矿产银:使用可信的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从矿山到精炼厂,供应链中每一家公司(包括白银生产商、中间商、白银交易商、出口商和运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。

  3、对于回收银:使用可信的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从回收银供应方到精炼厂,供应链中每一家公司(包括运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。?


白银供应链交易监控


  公司将对交易关联的过程贯穿始终的审查和监管,来确保交易时对供应链的了解和风险预测一致。对交易的监管运用基于风险的方法来开展。?因此,公司对每一批收到的矿产银与回收银获取并记录以下信息:


  一、矿产银


  1、预估、或收到的矿产银重量和化验结果(来自供应方)。

  2、航运/货运单据(运货/空运单、形式发票)。

  3、高风险交易的进/出口表格。


  二、回收银


  1、预估重量(来自供应方)。

  2、航运/货运单据(运货/空运单、形式发票)。

  3、回收银出现高风险交易情况,公司必须要求客户提供相应文件进行相互印证,核实文件是否真实相符,同时进行交易背景调查,情况不一致的需要通过调查并得出书面调查结果。?每年各部门合规专员需向风控合规专员提交风险评估报告,由风控合规专员向高级管理层提交汇总后的风险评估报告。?公司高级管理层通过风险评估包括审批每一个评估为高风险的供应链,并每年重新决定是否继续与之保持商业关系。并保留有监管的相关文件记录备案。


白银供应链尽职调查文件档案管理制度


  一、目的


  建立客户档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保客户档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。


  二、原则


  档案应按照统一的要求和格式,遵照入档完整、准确、系统、安全和有效利用的原则进行。


  三、归档范围


  1、与供应商签订的原料银购销协议及原料银加工协议。

  2、供应商的入库、出库单据及化验成色单据。

  3、供应商加工提货单。

  4、供应商购销结算表及加工结算表。


  四、档案人员职责


  1、部门配备的专职档案人员,负责部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计工作。


  2、每年至少组织二次档案员培训,更新知识,明确归档范围,加强档案意识,查找日常不足,从档案材料形成之日起做好收集、积累工作。


  3、部门档案管理小组:

  组  长:部门经理;

  副组长:部门副经理;

  成  员:档案员。


  五、收集整理要求


  1、按照归档范围及时、完整、准确收集部门工作中形成的各种文件材料。

  2、归档的文件其制作程序符合规范要求,制成材料具有耐久性。

  3、卷内文件材料排列有序,反映问题集中,保持文件间的有机联系。

  4、案卷标题简明确切,能充分提示卷内文件的主要内容。

  5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

  6、档案分类、组卷科学,便于保管和利用。


  六、档案保管


  1、对接收进综合档案室的档案,应按规定严格分类、组卷、编目,对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。

  2、加强档案管理,编制科学、实用的档案检索工具,方便对档案的有效利用。

  3、积极做好档案的利用工作,建立借阅登记等记录。

  4、加强档案信息资源的开发利用,维护档案实体的完整与安全。

  5、对档案保管情况要定期检查,发现破损或变质的档案,应及时进行修补、复制或其他处理。

  6、公司要保存足够的供应链的证明文件记录,按照供应链尽职调查系统的标准来评判风险的要求,来证明充分且持续的完成了尽职调查。记录保存至少5个会计年度。


  七、档案利用


  1、凡本部门需查阅档案材料,应办理查阅登记手续,借出部门的档案必须经部门经理或副经理签字同意后方可借出;查阅档案需经本部门经理或副经理签字同意方可查阅,如需复印要登记清楚;

  2、未办理查阅、借出手续或发现手续不全者,档案员拒绝提供查阅档案。

  3、查阅档案只限在指定场所进行,档案员要做好全程监督,未经批准不得将案卷带出。

  4、在借阅过程中,应保持档案资料完整无缺,不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等,对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。

  5、严守机密,不得翻阅和摘抄利用以外的档案。


白银供应链尽职培训


  公司每年会对白银供应链中的所有员工进行该岗位规则的培训,并将培训计划纳入公司年度培训计划当中。


  一、培训要求

  相关科室班组长以上员工必须参加,并通过培训签到的形式进行相关培训确认。员工学习在各自部门进行,做好记录留存。


  二、培训方式

  采用内训讲解授课方式,讲师由合规风控官指定,人力资源部配合安排。


  三、培训反馈

  培训后,由基层管理者进行培训效果检查,检查不合规者,进行再培训,再培训名单由基层管理者提供。


  四、培训档案

  培训后,需建立相应培训档案,记录保存至少5个会计年度。


关于LBMA负责任白银的公告


  ×××供应商:


  为加强江西龙天勇有色金属有限公司白银供应链合规性管理,根据LBMA指南要求,确保江西龙天勇有色金属有限公司收购的白银及原辅料无风险、无侵犯人权、洗钱及恐怖分子筹资等影响,江西龙天勇有色金属有限公司制定了白银、原辅料审查制度。凡江西龙天勇有色金属有限公司的供应商都应接受公司白银管理机构审查,并签订购销合同,各供应商应遵守国家相关法律法规,对供应的白银、原辅料确保来源合规。我公司只与合规的供应商合作,对不符合LBMA指南要求的供应商坚决予以抵制!各供应商需严格遵守本公司白银供应链管理制度,请社会各界及公司全体员工监督,对违规操作进行举报,允许匿名举报!


  举报电话:0796-2219029

  邮箱:ltyxzb@126.com

  特此公告!


  江西龙天勇有色金属有限公司

  2018年2月5日



采购申明


  ×××合作商(客户):


  江西龙天勇有色金属有限公司严格遵循《OECD对受冲突影响地区和高风险地区负责任的白银供应链尽职检查指南》,作为LBMA的一名正式成员,江西龙天勇有色金属有限公司积极参与并支持LBMA原料银可追溯性工作,严格遵守白银供应链无冲突冶炼厂计划要求,并郑重声明:江西龙天勇有色金属有限公司收购的原料银无来自冲突影响地区及高风险地区,确保在供应链的任何节点上都没有资助冲突、参与侵犯人权、洗钱、恐怖主义融资等不良行为。


  举报电话:0796-2219029

  邮    箱::ltyxzb:@126.com


  江西龙天勇有色金属有限公司

  2018年2月5日

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